Nu de spoedwet over digitaal stemmen door de Tweede Kamer is, mogen gemeenteraden provinciale staten en waterschappen digitaal vergaderen. Dat is mooi. Maar nu de praktijk. Op dit moment grijpen de meeste gemeenten naar Teams of Zoom als vergaderoplossing. Daar kleven echter een paar grote nadelen aan. In dit artikel leer je wat die nadelen zijn én hoe je die omzeilt.
Digitaal vergaderen voor raden, schappen en staten levert drie belangrijke obstakels op:
1 – Gebrek aan Regie
2 – Omslachtig Stemmen
3 – Beperking Inspraak
Waar bestaan die obstakels uit?
1 – Gebrek aan regie
Wie al heeft gewerkt met bijv. Microsoft Teams heeft het al gezien. Er komen maximaal 4 sprekers tegelijk in beeld. Meer zou ook niet nodig moeten zijn, tenminste: als je kan zien wie er het woord wil. Dat zie je echter niet. Ook de voorzitter kan niet zien wie er willen spreken. Dat maakt beraadslagen ingewikkeld.
Een noodoplossing is om dan via Whatsapp berichten te sturen naar de voorzitter dat iemand het woord wil. Het vraagt niet veel verbeeldingskracht om te beseffen dat dit heel omslachtig is en een goede uitwisseling /discussie tegenwerkt. Goede interruptie wordt gemakkelijk gehinderd. Tegen de tijd dat de voorzitter doorheeft dat er iemand wil interrumperen is het betreffende punt alweer voorbij. En ja, het kan over het algemeen geen kwaad als deelnemers even moeten nadenken voor ze iets zeggen. Wanneer dat er echter toe leidt dat argumenten niet meer gehoord worden, omdat mensen interrupties maar achterwege laten, is dat geen winst
2 – Omslachtig stemmen
Volgens de spoedwet mag er nu ook digitaal gestemd gaan worden. En dan wel zo dat via de webcam verifieerbaar is wie iemand is. De oplossing die gesuggereerd wordt is “ja-knikken en nee-schudden” in combinatie met de auditieve bevestiging.
Dat is een toepassing als Teams een behoorlijke uitdaging. Het programma toont de laatste vier sprekers die aan het woord zijn geweest. Wil je iemand dus zien voordat hij of zij zijn standpunt kenbaar maakt, moet elke deelnemer eerst een aantal zinnen zeggen, voordat hij/zij daadwerkelijk in beeld is. Als je één keer een rondje moet stemmen, is dat nog wel te overzien. Maar zeker bij behandeling van heel veel verschillende moties, is dat natuurlijk geen doen.
3 – Beperking inspraak
Ook inspraak is een uitdaging bij veel oplossingen zoals Teams. Dat komt omdat veel oplossingen werken vanuit beveiligde omgevingen waar je als gebruiker (deelnemer) persé van te voren geregistreerd moet zijn. Wanneer de raad een inwoner van afstand wil kunnen laten inspreken, dan moet de oplossing de mogelijkheid bieden om via e-mail een eenmalige toegang te sturen naar mogelijke insprekers. Daarmee blijft de drempel voor digitaal op afstand inspreken zo laag mogelijk.
Hoe dan wel?
Gelukkig is er al ver voor de Coronacrisis nagedacht over deze obstakels. Parlaeus biedt daarom in samenwerking met AV integrator Jacot AudioVisueel ondersteuning die deze obstakels overwint.
VideoConferencing – videovergaderen mét regie
Dankzij al haar ervaring met het verslaan van grote congressen en ondersteunen van tal van gemeenteraden, provincies, waterschappen en grote organisaties, heeft Jacot AudioVisueel een oplossing genaamd Remote Conference Platform. Hierbij heeft de voorzitter wél de regie in handen. Deelnemers maken met één druk op de knop zichtbaar dat ze willen interrumperen. De voorzitter geeft mensen op afstand het woord (of ontneemt het.)
Daardoor is een snelle interactie mogelijk, wat de kwaliteit van het debat ten goede komt en de ordebewaking in de vergadering weer teruglegt waar die hoort: bij de voorzitter.
Inspraak makkelijker dan ooit
Ook insprekers kunnen via een link die ze via de e-mail ontvangen deelnemen aan een vergadering. Zo laat je inspraak zo veel mogelijk online verlopen. Sterker nog: de drempel was nog nooit zo laag.
VoteRemote
Ook voor het digitaal stemmen is een oplossing beschikbaar. In samenwerking met internationale partners in zowel overheids als zakelijke wereld heeft DocWolves (het bedrijf achter Parlaeus) een applicatie ontwikkeld waarmee gemeenteraden, provinciale staten en waterschappen veilig, efficient en gebruiksvriendelijk stemmen. Meer informatie vind je hier.
De combinatie van deze twee diensten maakt dat gemeenteraden de drie belangrijkste obstakels van digitaal vergaderen kunnen overwinnen, mits ze nu de juiste keuzes maken.
Dringen
We merken dat er bijzonder veel belangstelling is voor de combinatie die Jacot en Parlaeus aanbieden. We doen ons uiterste best om zoveel mogelijk gemeenten, provincies en waterschappen nog voor behandeling van de voorjaarsnota aan te laten haken. Wie vooraan in de implementatiecue wil staan, doet er goed aan zich snel van een plaatsje te verzekeren.
Meer informatie is te vinden op:
www.jacot.nl
