In vijf stappen naar
een zakelijk ‘happy ever after’

Daar zaten we dan. De griffier, de inkoper en ik. Een beetje ‘verliefd’. Maar met een fikse kater. De prille maar veelbelovende relatie alsnog op de klippen gelopen. Oorzaak? Een aanbestedingsprocedure die uit de rails liep. Niet in formele termen – everything by the book. Maar het resultaat was niet minder een deceptie.

Twee weken eerder zat ik in een vergelijkbaar gesprek, dit keer met de projectmanager van een aanbesteding. Juist toen het spannend werd, ging het tl-licht aan. Het bal werd voortijdig afgebroken. Teleurstelling bij de projectmanager en haar interne opdrachtgever. Veel verloren energie en flinke (maatschappelijke) kosten voor nop.

In dit artikel zoek ik naar een route om als opdrachtgever te voorkomen dat je met uitkomsten van aanbestedingen zit, waar je eigenlijk ongelukkig van wordt. Dat is als potentiele opdrachtnemer vanzelfsprekend ook in mijn eigen belang: ik wil graag zoveel mogelijk mooie opdrachten van (lokale) overheden verwerven met zo min mogelijk afwijzing.

Aanbestedingenbal

Voor een goed begrip van mijn perspectief nog even mijn achtergrond: Sinds 1992 ben ik ondernemer vooral in de business-to-business markt. Mijn ervaring in overheidsland was tot voor kort beperkt. Daardoor heb ik de afgelopen twee jaar met een frisse blik kunnen kijken naar de wijze waarop (ons soort) bedrijven opdrachten verwerft bij overheden. Met stijgende verbazing maak ik kennis met het aanbestedingenbal. Kennelijk een favoriet middel om marktpartijen het hof te maken.

Deconfiture

In de beide situaties die ik hiervoor beschreef, was de primaire oorzaak voor de deconfiture snel duidelijk. In het ene geval had een concullega omzet gekocht, door diep onder de reguliere prijs te duiken. Vanuit zakelijk oogpunt wellicht slim. Maar voor de opdrachtgever niettemin een behoorlijke teleurstelling.

In het andere geval was de uitvraag – achteraf bezien – niet scherp genoeg geweest. Gebrek aan zicht bij de opdrachtgever op de beschikbare oplossingen veroorzaakte een te groot verschil tussen verwachtingen enerzijds en uitkomsten anderzijds.

Sympathiek?

In beide gevallen had de opdrachtgever gekozen voor een openbare meervoudige aanbesteding. Maar ik betwijfel sterk of dit instrument zelf wel geschikt is voor het doel waartoe het wordt ingezet.

Op het eerste gezicht is de gedachte achter een publieke aanbesteding sympathiek: Je creëert (in goed Nederlands) een ‘level-playing-field’ en transparantie over de condities waaronder een opdracht wordt gegund zodat de opdrachtgever niet teveel betaalt.

Maar ik vraag me af of het instrument niet vooral gebaseerd is op angst en wantrouwen. Angst voor claims of kritiek. En gebaseerd op wantrouwen want: “ze” (de kandidaten) proberen me vast een poot uit te draaien. Is dat onterecht? Nja. Nee, niet altijd. Ja, in veel gevallen wel.

Mensbeeld

Zonder naïef te zijn, is de dieperliggende vraag: hoe wil je leven en werken? Wat voor samenleving (nadruk op samen-leving) streef je na? Hoe kijk je naar mensen? Of het nu ondernemers zijn, randgroepjongeren, burgers, asielzoekers of fabrieksarbeiders, wat is je uitgangspunt?

In de basis heb je twee routes. Leven en werken vanuit wantrouwen en achterdocht. Of vanuit hoop en vertrouwen. Zijn mensen slecht, zelfzuchtig en onbetrouwbaar? Of zijn mensen welwillend, hebben ze goede intenties en verlangen ze (net als jij) naar vrede en harmonie?

Papieren werkelijkheid

Einstein zei het al: ‘Als je blijft denken zoals je deed, houd je wat je had.’ We komen uit een tijd (en leven er deels nog in) waarin we dachten dat alles maakbaar is. Waarin alle risico’s ‘te managen’ zijn. Alles moet meetbaar zijn. We juridiseren steeds verder. Daardoor vernauwen en beperken we de werkelijkheid tot een papieren werkelijkheid. Aanbestedingen zijn daar een treffend voorbeeld van. Ze proberen een complexe werkelijkheid te fixeren in een steeds verder uitbreidend setje documenten. Dus worden aanbestedende diensten steeds meer gedwongen om op de stoel van de inschrijvers te gaan zitten. Ze moeten immers van te voren alle mazen en gaten dicht timmeren. De service level agreements worden door de opdrachtgever van te voren al uitgeschreven. De vraag is niet meer: ‘Welke service biedt u?’, maar een commando: ‘U levert deze service!’ Tekenen, onderaan bij het kruisje s.v.p.

Vicieuze cirkel

Deze manier van denken en handelen creëert haar eigen gelijk. Het is een vicieuze cirkel van angst die leidt tot controle, wat uitmondt in dwang, waardoor verwijdering ontstaat en dus het wantrouwen toeneemt. Dat wantrouwen vergroot de angst… enzovoort, enzovoort. De vraag is: ‘Kan het ook anders?’

Relatiegericht

Wat mij betreft is het antwoord: ‘Ja, dat kan!’ Hoe? Door terug te gaan naar de kern van wat een relatie is: een vertrouwensband. De beste en meest langdurige zakelijke relaties zijn gebaseerd op een wederzijdse herkenning. Iets wat je niet in geld uitdrukt, maar wat veel meer wordt bepaald door ‘gut feeling’, de wijsheid van je buik zogezegd.

En zeker als je software voor je organisatie nodig hebt, waar je jaren mee vooruit moet, is de relatie met de leverancier minstens net zo belangrijk als de gewenste of toekomstige functionaliteit.

Het frappante van aanbestedingen is dat ze precies dat element: ‘de relatie’ niet omvatten. Logisch ook want dat ‘zachte’ aspect laat zich niet vangen in papier of spreadsheets. Terwijl juist de kwaliteit van de relatie in het zakendoen bepaalt of de samenwerking slaagt of faalt.

Bootje

Daarom maak ik graag de vergelijking met een huwelijk. Je gaat een relatie met elkaar aan die, hoewel ‘zakelijk’, toch veel weg heeft van een huwelijk. De kunst is uiteindelijk niet zozeer om in het bootje te stappen, maar om het samen vol te houden in dat bootje. Er komen stormen, er komen ruzies, verschillen van inzicht. De nare karaktertrekjes komen echt een keer boven drijven. In goede relaties weten partners dat om te zetten in verdieping van de relatie. Slechte relaties gaan daaraan ten onder, met alle teleurstelling en kosten van dien.

Zeker een investering in een cloudoplossing die permanent in ontwikkeling blijft, vraagt dus om een lange termijn commitment. Ook al ‘ben je niet met ze getrouwd’, het helpt wel om het aangaan van zakelijke relaties net zo serieus te nemen als het aangaan van een liefdesrelatie. Je trouwt niet met de eerste de beste. Zakelijk gezien is dat ook niet handig. Een aanbestedingsbal is dus niet de beste ondergrond. Een alternatieve route schets ik in de vijf stappen hieronder. Daarmee kom je dichter bij het ‘happy ever after’ met de ware Jacob.

1 – Geen hand vol

Allereerst: beperk jezelf niet op voorhand. Een gezonde markt is altijd in beweging. Er komen altijd weer nieuwe spelers bij, soms vanuit hoeken die je niet had verwacht. Wees dus alert en blijf om je heen kijken. Denk niet te snel in termen van ‘usual suspects.’ Voor hetzelfde geld is er een ‘new kid on the block’. Het vraagt dus van jou als zoekende partij een actieve houding. Gemakzucht of zelfs arrogantie (ze komen wel naar mij) zijn hele ongezonde voedingsbodems voor sterke zakelijke relaties.

2 – Ga op date

Zie je een leuke partij? Ga samen een kopje koffie drinken. Zonder verplichtingen. Gewoon om elkaar te leren kennen. Niet één keer, maar regelmatig. Deel je hart met elkaar. Vertel elkaar waar je mee bezig bent, waar je naar verlangt, waar je op hoopt, wat je lastig vindt. Waar je van droomt. Zo ontdek je of iemand ‘echt heel leuk’ is. Of de belangstelling wederzijds is of dat de liefde van een kant komt. Bedenk: Jouw belang is net zo groot als zijn/haar belang. Zorg dus dat je weet wie de ondernemer is, wie de directie vormt. Zorg dat je weet wie er werkelijk belang hebben bij deze relatie.

3 – Verliefd

Springt de vonk over? Pas op voor vlammen in de pan. Zoek naar iets kleins om samen te ondernemen. Nodig elkaar eens uit voor een bijeenkomst. Een presentatie. Een clinic. Een denktank. Een seminar. Leer elkaars vrienden (andere klanten) kennen. Praat met de familie (toeleveranciers). Zo kun je dichterbij komen, zonder meteen in het huwelijksbootje te stappen.

4 – Verloofd

Plannen worden serieus. Nu moet blijken of jullie de ware voor elkaar zijn. Deze fase moet de test van ‘een concurrent’ kunnen doorstaan. Laat de vraag die je wil oplossen, beantwoorden door zowel je beoogd partner als door een concurrent. Sleutel is: investeer tijd.

Laat beide partijen een Proof of Concept leveren en test die met een (project)groep goed. Nodig beide partijen weer uit om feedback uit te wisselen. Combineer dat met de vraag naar een zakelijk voorstel. Een beetje onderzoek in de markt geeft je zicht op de vraag of iets marktconform is. Maar met twee voorstellen dek je af dat je jezelf ‘met huid en haar’ overlevert.

5 – Yes I do

Nu is het tijd voor het aanzoek. En de huwelijkse voorwaarden. Jij weet nu wat je waard bent. Je kent de ander. En zelfs als je een ruzietje hebt, kun je die samen oplossen. Zo is je relatie bestand tegen de golven van het zakelijks leven.

Daarmee verkrijg je veel meer dan het mooiste meisje van het bal. Je houdt er een partner voor de komende jaren aan over.