Hoe zorg je voor goede besluitvorming ook als raadsleden voorlopig niet fysiek bij elkaar in de buurt mogen komen om te vergaderen? In dit artikel geven we een overzicht van de mogelijkheden die Parlaeus biedt. Dit is niet alleen voor Parlaeusgebruikers relevant. Ook gemeenten (of provincies en waterschappen) die met een andere vergaderoplossing werken kunnen hier hun voordeel mee doen.
=====
laatste update: vrijdag 27 maart 17u
=====
Samenvatting:
In dit artikel ontdek je, hoe het hele besluitvormingstraject van de gemeenteraad online kan verlopen. We staan stil bij drie stappen:
1 – online voorbereiding
We staan stil bij de voorbereiding waarin je leert hoe je een agenda kunt verdichten door online gebruik te maken van hamerstukken, triage vragen en technische vragen.
2 – online beraadslaging
Daarnaast kijken we naar het uitzendproces in combinatie met online video-conferencing. Wat kan je doen om ook met een grote groep (+20 deelnemers) geordend te vergaderen.
3 – online besluitvorming
Tot slot de vraag waar heel veel griffiers zich zorgen over maken: Hoe kan je op afstand online op een juridisch verantwoorde wijze besluiten nemen? Je ontdekt dat de techniek inmiddels beschikbaar is. De wetgeving is binnenkort (na goedkeuring Raad van State en TweedeKamer) ook klaar.
Inleiding
In dit beknopte overzicht staan we stil bij drie stappen van het besluitvormingsproces, die ieder hun eigen specifieke uitdaging hebben.
- Beraadslaging online – Centrale vraag: Hoe houd je de regie en voorkom je online chaos?
- Voorbereidingsfase – Centrale vraag: Hoe kun je de agenda zo compact mogelijk krijgen?
- Besluitvorming – Hoe kun je veilig op afstand stemmen?
1 – Beraadslaging online
Hoe houd je de regie en voorkom je online chaos?
Om met een groep vergaderdeelnemers op afstand tot besluitvorming te komen is online vergaderen de aangewezen route. Veel mensen kennen skype al. De afgelopen weken zijn ook allerlei andere tools bij veel mensen op de laptop verschenen. Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts of GoToMeetings zijn de meest bekende oplossingen. Maar er zijn er nog véél meer.
Streamen
Omdat we het in de meeste gevallen hebben over openbare vergaderingen is het van belang dat het publiek van buiten de vergadering virtueel kan bijwonen. Zeker als deze toepassingen gebruikt worden voor commissie-bijeenkomsten of raadsvergaderingen, is het van belang dat je deze vergaderingen blijft streamen zoals je gewend was te doen. Helaas wordt in de meeste gevallen de stream opgebouwd vanuit de vergaderruimte waar de deelnemers fysiek aanwezig zijn. Dat is nu niet meer het geval. Nu vergaderen we virtueel op afstand. We moeten dus een work arround creëren Dat kan als volgt.
1 -Je belegt de vergadering gewoon in de raadzaal, zodat je gebruik kunt maken van de AV-installatie en de koppeling met de encoder die de live-stream verzorgt.
2 – Een laptop in de raadzaal wordt de host van je video-conferencing oplossing in de raadzaal. Er staat dus een laptop waar vandaan je de vergadering in teams/skype/zoom start.
3 – De volgende stap is om de raadzaal zelf als deelnemer te maken aan de vergadering. Waar alle deelnemers op afstand een webcam in hun laptop of pc hebben, heeft de raadszaal de AV-installatie als ‘webcam’. Een AV-integrator kan het signaal van de av-installatie naar de laptop van deelnemer ‘raadzaal’ sturen.
Feitelijk is de voorzitter daarmee ook een deelnemer, waarbij hij/zij de AV-installatie als webcam gebruikt.
4 – Nu komen alle deelnemers samen in de laptop van de host. Het beeld en geluid van deze laptop wordt via de AV-installatie aangeboden aan de encoder. De encoder maakt het mogelijk om de vergadering live te streamen. Zo kunnen inwoners mee kijken bij een vergadering op afstand.
5 – Zoals je van ons gewend bent indexeren we de vergadering indien gewenst naderhand op agendapunt en sprekers.
Wanneer je een Cmeets installatie hebt, kan de host-computer van de vergadering als presentatiecomputer worden gekozen in Cmeets. Dat biedt de mogelijkheid om ter plekke al de agendapunten te indexeren. Sprekersindexering moet ook in dat geval achteraf.
Primeur voor Bodegraven-Reeuwijk
De gemeente Bodegraven-Reeuwijk had de primeur van de eerste raadsvergadering met behulp van Teams.
De eerste Raadsvergadering met MIcrosoft Teams live gestreamd via Parlaeus.
Aandachtspunten
Het vergaderen met toepassingen zoals Teams kent een aantal beperkingen, die goed zijn om in het achterhoofd te houden.
Grote groepen is lastig
Als je zelf inmiddels een aantal online vergaderingen hebt meegemaakt, dan zal het je ook vast zijn opgevallen: In een klein groep werken bovenstaande oplossingen prima. Maar zodra de groep groter (meer dan 15 mensen) wordt neemt de chaos toe, en valt de interactie in duigen. Ook in kleine groepen zijn er een aantal belangrijke do’s en dont’s, maar we concentreren ons op de beraadslaging van commissies en raden die juist uit grotere groepen bestaan.
Waar het toepassingen als Teams, Zoom, Skype en GoToMeeting aan ontbreekt is de mogelijkheid om als voorzitter (al dan niet bijgestaan door de griffie) regie te houden. In de gewone AV-installatie kun je als voorzitter orde houden door microfoonposten te overrulen. Die regiefunctie kennen de bekende videoconferencing oplossingen niet.
Chaos ligt dan op de loer. Omdat onduidelijk is wie er mag/gaat spreken, kan iedereen tegelijk gaan spreken. Je hebt als voorzitter veel minder grip. Dat gaat goed zolang de vergaderdeelnemers goed naar de voorzitter luisteren. Maar juist als er discussie gevoerd wordt kan het gesprek snel een warboel worden, waar niemand (ook de kijker via de stream niet) meer een touw aan vast kan knopen.
Stemmen is omslachtig
De eerste stemmingen via video-conferencing zijn inmiddels al gehouden. De praktijk valt niet mee. Wie een zichtbare en hoorbare ‘stem’ wil vastleggen, moet heeft een uitdaging. Software zoals Microsoft Teams toont namelijk alleen de laatste vier sprekers. Wie dan op afroep mensen wil laten stemmen, moet raadsleden strak instrueren. Ze moeten eerst een aantal zinnen zeggen, voordat de daadwerkelijk in beeld komen en pas dán moeten ze hun stem ‘voor’ of ’tegen’ geven. Dat is buitengewoon omslachtig. Daarbij is het ook de vraag wat voor leuke geintjes er later met knippen en plakken uitgehaald kunnen worden.
Inspraak is een uitdaging
Een andere uitdaging vormt het organiseren van inspraakmogelijkheden. Wanneer je gemeente met Microsoft-Treams werkt om te beheersen wie er aan de vergadering deelnemen, wordt het heel lastig om nog inspraak van buitenaf via video-conferencing te laten verlopen. Raadsleden die van de gemeente een toegang tot Microsoft Teams krijgen (met behulp van hun @gemeente.nl e-mailadres) kunnen dan wel meedoen, maar inwoners die willen inspreken krijgen zo’n adres niet.
Een alternatief is om insprekers dan toch maar naar de raadzaal te laten komen. Maar dat wringt natuurlijk met het advies van de landelijke overheid om zoveel mogelijk thuis te blijven en sociale distantie te betrachten.
Alternatieven
De praktijk zal uitwijzen hoe groot bovenstaande obstakels zijn. Maar bij Parlaeus zijn we in samenwerking met partners bezig met alternatieven voor de bekende videoconferencing oplossingen Alternatieven waarmee de voorzitter wél regie kan voeren, waarbij je eenvoudig inwoners kunt laten inspreken en waarbij er een moderator functie aanwezig is, waarmee de griffie de voorzitter kan helpen om meer structuur aan te brengen in de online beraadslagingen. Wanneer je hier meer over wilt weten, neem dan contact met ons op.
2 – De Voorbereidingsfase
Hoe kun je de agenda zo compact mogelijk krijgen?
Deze nieuwe situatie vraagt het om tijdens de voorbereiding zoveel mogelijk online (en waar mogelijk binnen het RIS) op te lossen. In dit artikel stip ik kort vier mogelijkheden aan die Parlaeus nu al ondersteunt. In vervolg artikelen werken we ze nader uit.
- Hamerstukken
- Triage vragen
- Technische vragen
- Moties maken
Hamerstukken
Onderwerpen waarover al overeenstemming bestaat hoeven niet meer behandeld te worden. Dat kunnen hamerstukken worden in de vergadering.
In Parlaeus is het mogelijk om al in de agenda uit te vragen of een onderwerp een hamerstuk is. Deelnemers krijgen in hun agendamodule in het RIS (of via de App) de gelegenheid om aan te geven of een iets een hamerstuk is.
Triage vragen
Een uitgebreide vorm van Hamerstukken is de mogelijkheid om triagevragen te stellen. Hiermee peil je op dezelfde wijze als bij Hamerstukken de mening van vergaderdeelnemers, maar dan over diverse onderwerpen. Je kunt sjablonen maken met vragen en antwoordcombinaties die vaak terugkomen.
Triage-tool
De standaardvragen optie is bijvoorbeeld een handige tool om op afstand een agenda samen te stellen in de agendacommissie. In samenwerking met het Perikles Instituut hebben we hun Triage-kaart vertaald naar een set standaardvragen die je prima kunt hanteren bij het samenstellen van de agenda.
Technische vragen
Ook het stellen van technische vragen kan met behulp van Parlaeus gemakkelijk online georganiseerd worden. Daarvoor is wel de uitbreiding met de workflow-module noodzakelijk. Heb je die, dan werkt het als volgt.
Via de agendamodule stellen raadsleden hun technische vragen rond een raadsvoorstel aan de behandelend ambtenaar of bijvoorbeeld aan een bestuursadviseur, die op zijn/haar beurt het antwoord ophaalt in de ambtelijke organisatie.
Een technische vraag is zichtbaar voor alle vergaderdeelnemers, net als het antwoord dat op zeker moment terugkomt. Zo houd je een level-playing field in de vergadering en gaat er geen tijd verloren aan nodeloos geharrewar over de beschikbaarheid van informatie.
Moties maken
Tot slot kunnen raadsleden sinds deze maand (het is ongelooflijk maar waar) zelf in Parlaeus hun moties schrijven en er ondersteuning voor zoeken. Zeker nu fracties niet gemakkelijk met elkaar kunnen overleggen biedt de online motie-oplossing de mogelijkheid om op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier een motie op te stellen, aan te passen, en in te dienen. Door het gebruik van een sjabloon is het eenvoudig om de uniformiteit aan te passen aan de eigen wensen. Ook het gehannes met logo’s is vanaf nu verledentijd. De module regelt dat zonder dat menselijke handelen nodig is.
Meer weten over de motiemodule? Mail dan naar info@voteremote.eu
3 – De Besluitvormingsfase
Hoe kun je veilig op afstand stemmen?
Tot nog toe stonden we stil bij de voorbereiding van vergaderingen. Veel griffies maken zich nu zorgen over de vraag hoe je uiteindelijk tot stemming kunt komen. In de huidige constellatie moet je dan een raadsvergadering openen, bij gebrek aan quorum sluiten, en 24uur later opnieuw openen om dan met één of een paar raadsleden te gaan stemmen. Vanuit democratisch oogpunt niet erg wenselijk. Onbruikbaar ook, zodra het om onderwerpen gaat, waarover er flink uiteenlopende meningen bestaan. Het is dus belangrijk om op afstand te kunnen stemmen.
Stemmen op afstand is mogelijk!
Er is grote behoefte aan de mogelijkheid om op afstand te kunnen stemmen. Daarvoor moet er een wetswijziging komen van BZK. En er is techniek nodig die dat faciliteert. Het goede nieuws is: Parlaeus heeft deze techniek beschikbaar.
In het afgelopen jaar hebben we hard gewerkt aan een oplossing waarvan we tot een week of twee geleden dachten dat die vooral bij aandeelhoudersvergaderingen van grote toegevoegde waarde zou zijn. We konden niet bevroeden dat ook de lokale overheid hier nu om zit te springen.
Hoe werkt het:
Onze oplossing heet “RemoteVote” en is beschikbaar vanaf maandag 15 april. Eerst als web-versie (dus vanuit een browser op laptop of pc). Vanaf 1 mei hebben we ook een native App voor Windows/Android en iOS. Hieronder vast een korte uitleg. Wil je meer weten, klik dan hier.
Met “RemoteVote” bereidt de griffier stemmingen voor in griffie managementomgeving. In de agendamodule koppelt hij/zij stemmingen aan de betreffende agendapunten. Wanneer de vergadering loopt, start de voorzitter de stemming vanuit deze agendamodule. Het is mogelijk om voor een bepaald type document (raadsvoorstel of motie) standaard een stemming te plannen.
Alle deelnemers met stemrecht zien in de agenda welke stemming er aan de orde is en brengen hun stem uit. De voorzitter stopt de stemming en de uitslag is direct zichtbaar in de management omgeving. Deelnemers zien de uitslag van de stemming in hun stem-omgeving op het web (of op hun mobiele device).
Alle stemuitslagen worden (d.m.v. block-chain technologie) vastgelegd in een proces-verbaal. Dit verslag kan als pdf worden ingelezen in bestaande raadsinformatiesystemen mocht de gemeente nog geen gebruik maken van Parlaeus. Desgewenst kan dit verslag ook digitaal gecertificeerd ondertekend worden.
Voor alle gemeenten
Deze oplossing kan ingezet worden naast alle bestaande raadsinformatiesystemen die niet beschikken over een eigen stemfaciliteit.
Wetswijziging
De spoedwet die vandaag (vrijdag 27 maart 17u) door het kabinet is goed gekeurd maakt alleen gewag van “ja-knikken of nee-schudden” voor een webcam en stemmen per post bij benoemingen. Dat is natuurlijk niet heel digitaal gedacht. De ervaring zal echter snel leren dat “ja-knikken/ nee-schudden voor een webcam” rompslomp oplevert, veel te tijdrovend is, slecht documenteerbaar en dus ook niet goed verifieerbaar is.
De oplossing die wij aanbieden, biedt gelukkig de stevige fundering onder deze ‘noodprocedure’, waar veel griffies baat bij hebben. Met “RemoteVote” van Parlaeus, stem je digitaal (veilig en vertrouwd) heb je een procesverbaal. Dat onderbouw je vervolgens met het “wettelijke webcam-rondje”.
Wil je meer weten, mail dan naar info@voteremote.eu .
