Het dualisme heeft een vervelende bijwerking gehad. De duale muur heeft niet alleen een scheiding in verantwoordelijkheid tussen raad en college gebracht, maar ook een obstakel in de informatiestroom geplaatst. De vraag is: Hoe laat je in een duaal bestel informatie, die nodig is voor goede bestuurlijke besluitvorming toch soepel doorstromen? Veel gemeenten zijn zich ervan bewust dat dit de komende jaren een belangrijke uitdaging is. Niet alleen om efficiencyredenen, maar ook om de kwaliteit van besluitvorming te verhogen. Daarnaast ontstaan er nieuwe vormen van democratie die moeten aansluiten op bestaande vormen. De vier online modules van Parlaeus ondersteunen al deze ontwikkelingen. De eerste gemeenten in Nederland zijn inmiddels overgestapt.
“Je zou kunnen zeggen dat we met de invoering van het dualisme in 2002 een onzichtbare muur gemetseld hebben tussen het bestuur en de politiek. Niet alleen juridisch, maar ook technisch. Vanuit de verschillende rollen en verantwoordelijkheden begrijpelijk, maar in de praktijk onhandig. Beide ‘kanten’ van het gemeentehuis baseren hun besluiten veelal op dezelfde informatiestroom”, stelt Rens Groeneveld van Parlaeus. Veel informatie wordt nu vaak – bijna letterlijk – bij de ‘knip’ handmatig over de muur geholpen. “Het is hoog tijd om een flink gat in de muur te hakken, zodat de informatie er soepel maar mét behoud van de verschillende verantwoordelijkheden, doorheen kan stromen.” Parlaeus biedt hier een suite van nauw met elkaar samenhangende oplossingen voor.
Denk in Dossiers niet in Documenten
“Bij bestuurlijke besluitvorming moet je denken in dossiers als centraal object, niet in losse documenten,” licht Groeneveld toe. “Een bestuurlijk dossier is een dynamisch geheel van documenten en andere data. In een dossier zitten mogelijk sub-dossiers, die uit eerdere besluitvormingstrajecten komen. Die samenhang en de verrijking die mogelijk is door metadatering, benut je optimaal door besluitvorming ‘dossier-gericht’ te ondersteunen.
Met Parlaeus kunnen beleidsmedewerkers dossiers opzetten. Samen met anderen binnen en buiten (inwoners!) de organisatie schrijven ze aan stukken in het dossier. Met een uitgebreid systeem van rechten en rollen bewaak je verantwoordelijkheden. Zodra het dossier daar aan toe is, haal je binnen de organisatie de benodigde autorisaties op. Door al in de creatiefase de juiste metadata mee te geven (zoals locatie-informatie) kun je de informatie later veel beter ontsluiten en toegankelijk maken voor belanghebbenden zoals inwoners.
Efficiënt vergaderen
Vervolgens biedt Parlaeus ook een robuuste oplossing voor papierloos vergaderen die nauw aansluit op externe DMS en Zaaksystemen en natuurlijk op de eigen module DossierCreatie. “Met dochterlabel OurMeeting bedienen we honderden klanten in binnen- en buitenland. We zijn uitgegroeid tot de benchmark in met name de private sector.” Parlaeus biedt in de publieke markt voor alle platforms een vergaderapp. Veiligheid staat hoog in het vaandel. Moederconcern DocWolves is ISO 27001 gecertificeerd op zowel dataopslag, bedrijfsvoering als code-kwaliteit. Dat is uniek in de markt.
Doorstroming naar de publieke zijde
Is een dossier eenmaal rijp voor overdacht naar de publieke kant, dan kan het naadloos doorstromen naar het Parlaeus-raadsinformatiesysteem (waar inmiddels bijna 15 jaar aan ontwikkeld is). Daarbij is er ook een geavanceerde oplossing voor multimediale verslaglegging waarmee griffiers, zonder enig overbodig handwerk, raadsvergadering live kunnen uitzenden op internet en on-demand kunnen aanbieden. Deze uitzendingen bevatten ook sprekersinformatie en stemuitslagen. In deze fase kan de metadata, die in het begin is gemaakt, benut worden om de informatie beter te ontsluiten voor raadsleden en publiek. Niet in de laatste plaats omdat alles volgens de laatste VNG standaard voor Open Raadsinformatie wordt aangeboden.
