Stress tijdens een raadsvergadering, daar zit geen griffier op te wachten. Je wilt je aandacht onverdeeld kunnen besteden aan de vergadering zelf. Tegelijk wil je ook zoveel mogelijk relevante informatie beschikbaar stellen. Wie er aan het woord is, bijvoorbeeld. Of wat de stemmingsuitslagen zijn. Concentratie op het vergaderproces én tegelijk verrijken van de vergaderinformatie stonden met elkaar op gespannen voet. Tot nu toe. Want nu is er de slimme raadsvergadering.
Parlaeus maakt van een gewone raadsvergadering een slimme raadsvergadering. Daarin is zonder extra moeite wél veel extra informatie beschikbaar voor belangstellenden.
Het geheim zit hem in een verregaande integratie van verschillende stukken techniek die komen kijken bij het publiceren van de vergadering. Het gaat om de afstemming tussen het vergadermanagementsysteem , de camera- en audioregistratie, de beheersoftware van de sprekersposten, en de videostreams voor het web. De infographic hieronder geeft weer hoe de techniek met elkaar verbonden is.
Klik op de afbeelding om de hele infographic als PDF-bestand te downloaden.
Voorafgaand aan de raadsvergadering stelt de griffier een agenda op zoals hij gewend is. Met Parlaeus heeft hij alle documenten en sprekersinformatie direct beschikbaar. De agenda publiceert hij op een webpagina waarbij aan elk agendapunt de relevante stukken zijn gekoppeld.
Is de vergadering eenmaal begonnen, dan gaat de rest bijna vanzelf. De software die de sprekersposten in de raadszaal aanstuurt, wordt vanuit Parlaeus automatisch gevuld met de juiste informatie over de raadsleden. Vervolgens wordt tijdens de vergadering allerlei extra informatie (zoals spreektijden en stemuitslagen) automatisch toegevoegd aan de uitzending. Op de livestream zien bezoekers wie er spreekt, wat stemmingsuitslagen zijn etc.
Is de raadsvergadering voorbij, dan volgt een korte postproductiestap. Daarin laten we de computer nog één keer de hele vergadering automatisch indexeren op sprekers. Zo worden ook kleine foutjes eruit gehaald die onvermijdelijk ontstaan tijdens een live-stream. Bijvoorbeeld doordat een spreker zijn spreekknop niet op tijd heeft uitgezet. Of als een spreker een paar keer de knop indrukt, maar niets zegt waardoor de verkeerde titels in beeld komen.
Na de postproductie wordt een helemaal correct geindexeerde videostream gepubliceerd, waar alle documenten op agendapunt aan gekoppeld zijn. Dat scheelt veel tijd én onnodige indexeringskosten.
Desgewenst kan er ook een automatische transcriptie van spraak naar tekst worden gemaakt. Dat woordelijke verslag kan gekoppeld worden aan de video-registratie. Zo ontstaat een op tekst doorzoekbaar video-bestand, waardoor de doorzoekbaarheid én toegankelijkheid van raadsvergaderingen een enorme sprong voorwaarts maakt.
Zeven redenen om meerjarige contracten kritisch te bekijken
