Vaart maken in verandering

‘Niet lullen maar poetsen.’ Robert van Dijk – griffier van de gemeente Teylingen – is een Rotterdammer. Rond, joviaal en gericht op aanpakken. Hij houdt van projecten. Korte klappen, aan de slag, samen met de inwoners. Met een gulle lach, lekker doorpakken. Eigenlijk heel anders dan de vaak trage overheidswereld. Maar het openbaar bestuur heeft zijn hart gestolen. Dus neemt hij zijn doenersmentaliteit mee en probeert de vaart erin te krijgen. Want er is verandering nodig.

“Vooropgesteld; ik denk dat wij in Nederland een heel mooi werkend bestuur hebben. Lokale overheden hebben echt wat te vertellen. Er is een behoorlijke mate van autonomie. Meer dan in België of Duitsland bijvoorbeeld. Natuurlijk kun je zoals de Zwitsers met elkaar op het dorpsplein besluiten nemen, zeker met ondersteuning door digitale middelen. Maar ik denk toch dat de vertegenwoordigende democratie met de verkiezingen als het ultieme moment van verantwoording afleggen nog steeds het minst slechte systeem is.

Dat gezegd hebbend, ben ik er wel van overtuigd dat de overheid veel dichter tegen de inwoner moet aankruipen. Daar is heel veel verbetering mogelijk.”

Teylingen

“De cultuur in Teylingen is heel open. Het is een echte Randstadgemeente. Mijn raadsleden en veel inwoners van Teylingen werken op Schiphol of in Rotterdam, in Den Haag en op de Zuidas. Dat heeft effect op de cultuur. De raad wil vooroplopen in vernieuwing – leuk dus voor een griffier zoals ik die vernieuwing zoekt. We zoeken echt hoe we nauwer kunnen aansluiten op de bevolking. Daarbij is digitalisering een hulpmiddel, geen doel op zich. Persoonlijk contact blijft belangrijk.

Houdbaarheid 26 jaar

Het tempo van de samenleving is enorm omhooggegaan. We waren met de VNG-commissie Informatiesamenleving op werkbezoek bij een leverancier van microchips in Eindhoven. Daar maakten ze vroeger 10-jaren planningen. Nu kijken ze nog maar 2 jaar vooruit. Een televisie had vroeger bij Philips, vertelden ze ons, een houdbaarheid van 26 jaar. Nu is dat bij wijze van spreken zes maanden, dan is ie alweer achterhaald.”

Nu!

“Dat zie je terug bij jonge raadsleden. Die denken niet institutioneel. Ze hebben bestuurskunde of rechten gestudeerd, maar hechten veel minder waarde aan planningen die opgebouwd zijn uit afdelingsplannen, college- of raadsakkoorden. De systemen waarin de vorige generaties gewend zijn te werken zeggen hen niets. Ze zien nu een probleem en willen dat nu oplossen, samen met de inwoners. Ze stellen de vraag ‘een planning van drie jaar: is dat nog wel mogelijk?’”

Netwerksamenleving

“We leven in een netwerksamenleving. Mensen zijn altijd en overal online. Ze praten in de trein misschien niet met elkaar, maar ze zijn wel permanent verbonden en in gesprek met anderen. Ze maken deel uit van allerlei (digitale) netwerken. Daarbij is de Bolcomisering een feit. Je bestelt nu iets, vanavond om half acht wordt het bezorgd en je krijgt nog een smsje ook als je pakketje de vrachtwagen in gaat. Dat verwachten mensen ook van de overheid.
De praktijk is echter: Als ze nu een brief (!) sturen, krijgen ze natuurlijk een ontvangstbevestiging, maar het is volkomen diffuus wat er daarna gebeurt. Natuurlijk is de overheid volgend op de samenleving, maar we moeten wel beter ons best doen. We moeten ons sneller aanpassen. We lopen nu te ver achter.”

Koekjesfabriek

“De overheid is geen koekjesfabriek; ‘u vraagt, wij draaien’. We verkopen geen kant-en-klare bouwvergunningen. De overheid moet een belangenafweging maken tussen het algemeen belang en het belang van de aanvrager. Maar ook dan kun je wel veel klantgerichter denken.

We kunnen de denkkracht in de samenleving veel meer benutten. Waarom moeten ingehuurde deskundigen de inrichting van een rotonde oplossen terwijl je inwoners ook kan vragen om mee te tekenen? Ze rijden er dagelijks over. Weten precies wat de problemen zijn. Zet er een bus neer en ga in gesprek. Of zoek naar mogelijkheden om mensen in de digitale netwerken waar ze deel van uit maken op te zoeken en te betrekken.”

Kracht organiseren

“We hebben hier in Teylingen bij het raadsprogramma een inwonersraadpleging gedaan. Daar deden 700 mensen aan mee. Er waren heel wat mensen die zich aanboden om mee te denken. Ze zeiden: ‘ik ben daar en daarin werkzaam’ of ‘ik doceer daarin’ of ‘het is mijn vakgebied. Als je dat soort kracht kunt organiseren rond die onderwerpen, dan stijgt het vertrouwen van inwoners in het lokaal bestuur enorm.”

Mensen mee laten tekenen

“Inwoners die naar een raadszaal toekomen, dat zijn er niet zoveel meer. Maar inwoners zitten wel allemaal in (online) netwerken. Vorige week hadden we hier een informatieavond over een belangrijk verkeersproject. Dan krijg je heel veel reacties per mail. Alleen op de inloopavond zelf waren er – als ik alle professionals eraf trek – 3 inwoners.

Dus het concept van mensen die naar een gemeentehuis toekomen en daar een avond mee praten, dat slaat niet meer aan. De samenleving is daar niet meer, dat is voorbij.

Maar je ziet wel dat ze avonds op de bank hun mening geven. Dat zouden we veel verder kunnen ontwikkelen. Je hebt systemen nodig waarmee mensen bij zo’n verkeersproject, thuis kunnen meedenken. Een live-omgeving waarbij zij hun ideeën kwijt kunnen en waar anderen op kunnen reageren. Als overheid zou je moderator moeten zijn van zo’n systeem. Het begint met het vooropstellen van de kennis en de behoefte van de inwoner. Als wij een rotonde aanleggen is het heel mooi om inzichtelijk te maken dat die 22 miljoen kost, maar de eerste vraag die burgers stellen is: Wanneer ligt de straat open, wanneer kan ik er weer langs…”

Raadsinformatie sluit niet aan

“Als griffiers doen wij ons best om complete, objectieve informatie aan te leveren aan onze raadsleden. Maar wat blijkt: het sluit niet meer aan bij de wensen van de raadsleden. Onlangs was ik aanwezig bij een zaterdagochtend van de Vereniging van Raadsleden over de informatiepositie van raadsleden en het gebruik van raadsinformatie. Dat vond ik heel ontnuchterend. Terwijl wij (griffiers) altijd dachten dat we het systeem zo volledig mogelijk hebben ingericht zodat raadsleden hun rol en taak kunnen vervullen, zeggen ze zelf: het heeft niet de functie wat ik wens en gaan vervolgens naar informatie op zoek in hun eigen digitale netwerk. Daar ligt voor de griffies een kans; hoe organiseer je dat beide werelden op elkaar aansluiten en elkaar verstevigen?

Ook raadsleden maken volop deel uit van de netwerksamenleving. De VNG is momenteel de informatiepositie van raadsleden aan het onderzoeken. Uit de eerste resultaten blijkt dat tien jaar geleden het raadsvoorstel met de bijlages hun belangrijkste informatiebron was. Tegenwoordig staat dat bijna onderaan.  Nu schakelen ze als eerste hun netwerk in, ze vragen ‘wat vinden jullie ervan?’ Ze gaan Googelen, schakelen andere systemen in. Helemaal onderaan staat het raadsvoorstel. En wat ze lezen sluit ook niet aan bij hun behoefte. Wat ze willen weten, staat niet in het raadsvoorstel. En dan gaat het niet alleen om jongeren, maar ook ouderen geven dat aan. Ik ben heel benieuwd naar de definitieve uitkomsten van het onderzoek, met name om te horen wat de behoefte dan wél is.

Daarmee is het werk van de ambtenaren niet overbodig, de informatie voor een goede belangenafweging blijft nodig. Alleen de manier waarop we de informatie ontsluiten moet anders. Begin eens met een goede oplegger waarin in twee bladzijdes de kern wordt samengevat. Als je weet dat raadsleden als eerste gaan Googelen, waarom voegen we dan als ambtelijke organisatie niet een Google-analyse toe. Zet in je benadering voorop ‘wat heeft een burger eraan’? Zet onderwerpen op een begrijpelijke wijze op de agenda.

Als ik een raadsvoorstel ontvang bekijk ik het als eerste door de ogen van de burger. Is duidelijk wat dit raadsvoorstel voor hem betekent? Door zo naar een voorstel te kijken geeft dit een andere mindset voor zowel raad, college als ambtelijke organisatie.

Open raadsinformatie

“Daarbij is openraadsinformatie ook belangrijk. Allereerst om dat je als overheid moet laten zien wat je doet. Met open raadsinformatie kun je informatie van verschillende overheden vergelijken. Als een journalist in onze regio een stuk wil schrijven over de aanpak van de vluchtelingenopvang moet hij 14 gemeentehuizen nabellen of 14 raadsinformatiesystemen napluizen. Tot op heden doen 106 gemeenten en 5 provincies mee, dat nog niet eerder gelukt en op zich al een respectabel aantal. Maar het is lastig om de overige gemeenten hierin mee te nemen. Tegelijk begrijp ik dat veel van mijn collega’s het nu nog wat abstract vinden. We zitten met elkaar echt op een data goudberg, maar het is nu nog lastig uitleggen waarom dat zo is.

Dat komt omdat je Openraadsinformatie eerst moet ‘creëren’. Je moet eerst met elkaar afspreken wat je onder een motie verstaat. Of een raadsvoorstel, of een beleidsstuk. Het gaat er niet om dat iedereen hetzelfde systeem gebruikt, maar wel dat met de gemeenten en leveranciers duidelijk afspraken gemaakt worden over hoe met de verschillende data wordt omgegaan en volgens welk protocol deze worden weggeschreven. Pas als alle gemeenten daar op dezelfde manier mee omgaan, ontstaat informatie die je met elkaar kunt vergelijken en wordt de data van alle gemeenteraden herbruikbaar voor iedereen.

Dan ontstaan er vanzelf hele waardevolle toepassingen. Daar ben ik van overtuigd. Vorig jaar is er met de VNG en de Open State Foundation een App-Challenge georganiseerd op basis van een eerste collectie van open raadsinformatie. Daar kwamen sterke ideeën uit. Ik vond zelf de toepassing ‘waar overheid’, heel mooi. Daarin voer je je postcode in en dan zie je wat voor beleidsstukken er concreet over dat postcodegebied handelen. Een ander voorbeeld is de zoekmachine Zoek.openraadsinformatie.nl die nu wordt gemoderniseerd en waaraan daarna ook de vijf provincies meedoen.”

“Kijk, als we weten dat het vertrouwen van burgers in de overheid en in de politiek laag is, dan moeten we een omslag maken. Dat vertrouwen is essentieel voor het goed functioneren van onze democratische samenleving. Daar moeten we wat aan doen, we moeten beter aansluiten bij waar de samenleving nu staat en welke ontwikkelingen er in de netwerksamenleving gaande zijn. Daar kunnen digitale instrumenten aan bijdragen.”